سوالات رایج مدیران درباره سیستم سازی کسب و کار

خواندن این مطلب 5 دقیقه زمان میبرد

در این مطلب می خوانید: سوالات متداول مدیران در راستای سیستم سازی کسب و کار و پاسخ های آن ها.

متاسفانه در کشور ما بسیاری از کسب و کارها سیستمی نیستند و مدیران آن ها نمی‌دانند از لحاظ سیستم سازی در چه وضعیتی هستند، چه کارهایی باید انجام دهند؟ هدف چیست؟ چه مراحلی را باید طی کنند؟ و بسیاری سوالات دیگر. سیستم سازی حلقه مفقوده بسیاری از شرکت های ایرانی است.

تحقیقات نشان می‌دهد که بیش از ۸۵ درصد از کسب و کارها هیچگونه سیستم سازی ندارند و کاملاً وابسته به اشخاص هستند. از مزایای سیستم سازی کسب و کار این است که از طریق خودکارسازی وظایف تکراری، کاهش ریسک‌ها و بهبود عملیات‌ حدود ۳۰ تا ۵۰ درصد هزینه‌های کسب و کار شما را کاهش میدهد.

در این مطلب به تمام سوالاتی که برای مدیران کسب و کارها قبل از شروع سیستم سازی کسب و کارشان به وجود می آید پاسخ داده ایم.

سیستم سازی چیست؟

سیستم سازی راهکاری است تا شما کمتر کار کنید و بیشتر سود کنید. این موضوع زمانی اتفاق می افتد که کسب و کار شما به افراد وابسته نباشد. وابسته بودن فرآیندها به افراد نه تنها مزیت نیست، بلکه ریسک فوق العاده بزرگی برای کسب و کار شما است. منظور از افراد صاحبان کسب و کارها، مدیران ارشد و تمام کارمندان هستند.

برای رسیدن به هدف فوق باید بدانیم چه سیستم هایی داریم و بتوانیم آن ها را شناسایی کرده، بهبود داده و با زیرساخت های نرم افزاری، سخت افزاری، سازمانی و… تثبیتشان کنیم.

ابزارهای موردنیاز برای سیستم سازی کسب و کار چیست؟

مهم ترین مساله در سیستم سازی کسب و کار، شناسایی فرآیندها و پیاده سازی صحیح آنها است، اما نمی توان نقش ابزارها را هم نباید گرفت، چرا که در مراحل اجرایی شاید نیاز به تهیه تجهیزات جدید یا بهتر داشته باشید.

می توانید با استفاده از فکس آنلاین، پنل اس ام اس هوشمند، ربات های چت آنلاین و… کارها را سریع تر و راحت تر پیش ببرید. به طور مثال با استفاده از VOIP می‌توانید از تماس‌های تلفنی گزارش بگیرید، میانگین زمان مکالمات را ببینید و همچنین مکالمات خیلی طولانی را بررسی کنید تا ببیند چه مشکلی وجود داشته است.

چه تحصیلاتی برای سیستم سازی کسب و کار مورد نیاز است؟

اگر در مدیر کسب و کار هستید، قطعاً سیستم سازی می تواند سودآوری کسب و کار شما را افزایش دهد و نیازی نیست تحصیلات خاصی داشته باشید. دوره آموزشی سیستم سازی کسب و کار را به راحتی می توانید در وب سایت اقیانوس آبی به صورت حضوری و غیرحضوری بگذرانید.

هم چنین اگر فارغ التحصیل یکی از رشته های مهندسی صنایع، انواع گرایشات مدیریت، کامپیوتر، فناوری اطلاعات و رشته های مشابه هستید، می توانید انواع کسب و کارها را سیستمی کنید و از موقعیت شغلی فوق العاده ای برخوردار شوید.

آیا با سیستم سازی، ساختار کسب و کار من تغییر می کند؟

سیستم سازی اصولی در ساختار کسب و کار شما تغییری ایجاد نمی کند، بلکه فقط آنچه در حال حاضر وجود دارد را بهینه سازی می کند. ساختار تجاری که با سیستم سازی کسب و کارتان ایجاد میکنید، زیرساخت هایی ایجاد می کند تا همه کارمندان برای انجام اکثر وظایف خود، به جای مراجعه به افراد مسئول هر بخش، به سیستم ها مراجعه کنند.

ساختار سازمانی چیست؟

ساختار سازمانی مجموعه ای از سیستم های تجاری و سیستم های مدیریت کیفیت است که ترکیب آن ها یک ساختار سازمانی کامل را برای کسب و کار شما ایجاد می کنند که شامل پوشش دادن هر جنبه ای از سیستم است.

بهترین زمان برای شروع سیستم سازی چه زمانی است؟

هر زمان که تصمیمی به سیستم سازی تجارت خود بگیرید، بهترین زمان برای شروع است.

چه مدت طول می کشد تا سازمان من به طور کامل سیستم سازی شود؟

مدت زمان سیستمی کردن کسب و کار شما به نوع سازمان، صنعتی که در آن هستید، اهدافی که تعیین کرده اید و همچنین سیستم هایی را که قبلاً در آن مستقر کرده اید بستگی دارد. اگر می خواهید به تصویری واضح تر از آنچه در آن صورت میگیرد برسید به مشاوره سیستم سازی نیاز دارید.

چه چیزی در سازمان به من نشان می دهد که به سیستم سازی احتیاج دارم؟

زمانی که تجارت شما رشد نمی کند، شناخته نمی شوید، اکثر کارها اشتباه انجام می شود و زمان زیادی باید صرف درست کردن آن ها شود.
وقتی هر روز مجبور هستید وقت زیادی را صرف نظارت بر فعالیت‌های کارکنان و راهنمایی آن‌ها کنید.
وقتی نمی‌توانید کارها را به کارمندانتان واگذار کنید.
وقتی زمان کافی برای توسعه کسب و کارتان ندارید و درگیر امور اجرایی هستید.
پر مشغله هستید و هیچ‌گاه زمان کافی ندارید.
می‌خواهید کسب و کار دیگری را شروع کنید یا کسب و کار فعلی تان رو توسعه دهید، اما زمان ندارید.

اگر از این شرایط فقط یکی از آن ها برای کسب و کارتان صدق می کند، شما قطعا به سیستم سازی نیاز دارید.

سیستم سازی در کسب و کار شامل چه بخش هایی است و چه کارهایی در هر بخش انجام می شود؟

سیستم سازی شامل تمام کارهایی است که برای خودکارسازی کسب و کار شما در سه بعد اسناد، افراد و ابزار انجام می شود تا با کمترین دخالت مدیر، اکثر کارها خوب پیش برود و باعث می شود که مدیران وابستگی به خودشان را در کسب و کار کاهش دهند.

با سیستم سازی می توانید تیم خود را بازآفرینی کنید و هر فرد را با توجه به تیپ شخصیتی در موقعیت شغلی مناسب خودش قرار دهید.

در مبحث اسناد، تمام اسناد از اهداف، ماموریت ها و چارت سازمانی گرفته تا آیین نامه انضباطی، شرح وظایف و … مستند و قابل استفاده می شوند.

در مبحث ابزار، به سازمان ها کمک می شود تا از تمامی ابزارها، از تخته وایت برد گرفته تا نرم افزار CRM ، به بهترین شکل استفاده کنند.

آیا در سیستم سازی کسب و کار این اسناد برای سازمان ما ایجاد می شود؟

خیر. در سیستم سازی ابتدا یک نمونه از اسناد به شما داده میشود تا شما را توانمند کند و شما بتوانید همان اسنادی که خودتان دارید را سیستمی کنید.

آیا سیستم سازی افراد، نیروی مناسب برای شرکت ما استخدام می شود؟

برخی شرکت ها این کار را انجام می دهند. گاهی هم شما افراد را انتخاب می کنید و شرکت هایی که کار سیستم سازی را برای شما انجام می دهند، مصاحبه نهایی را برای شما انجام می دهند. برخی دیگر هم نحوه انتخاب و پارامترهای استخدام را به مدیر توضیح میدهند.

آیا نرم افزارهای سیستم سازی برای هر سازمان متفاوت است؟

پس از پایان آموزش سیستم سازی، شما خودتان با توجه به تحقیقات انجام شده نرم افزاری را انتخاب می کنید و میتوانید در مورد مزایا و معایب نرم افزار مشاوره دریافت کنید.